Архивное хранение документов: в чем особенность и какие преимущества

По итогам деятельности каждой организации накапливается крупный массив документов, многие из которых должны храниться десятилетиями. Порядок хранения документов регламентируется на законодательном уровне и его нарушение может стать поводом для назначения штрафных санкций.

Далеко не все компании могут позволить себе выделять отдельное помещение для хранения документов, оборудованное дорогостоящими системами дымоудаления, вентиляции, пожаротушения, охранными и климатическими системами. Поэтому возникает необходимость во внеофисном хранении документов.

Государственные и коммерческие архивы

Государственные архивы обеспечивают хранение документации госорганов и предприятий, а также материалов, обладающих культурной или научной ценностью. Согласно действующей законодательству, Госархивы не имеют права оказывать услуги коммерческим организациям. Эту задачу берут на себя частные архивы. Частные хранилища документов обслуживают индивидуальных предпринимателей, политических и общественных организаций, юридических лиц.

Коммерческие архивы могут взять на себя хранение и уничтожение документации, перевод бумажных документов в электронный вид с последующим создание электронного архива, подшивку и переплет документов.

Преимущества архивного хранения документов в коммерческой архиве

Современные коммерческие архивы предлагают клиентам следующие преимущества:

• обеспечение сохранности ценных документов. Помещения, где хранится документация, оборудованы современными системами пожаротушения и сигнализацией, в них устанавливается климатическое оборудование, благодаря которому ценная информация не будет утеряна;
• исключается доступ третьих лиц к документам организации. Обеспечивается это, во-первых, системами предотвращения несанкционированного доступа, во-вторых, системой маркировки, которая исключает опознание принадлежности короба с документами конкретной организации;
• у компании нет необходимости оборудовать помещения для хранения документов самостоятельно. Это позволяет сэкономить время, деньги и человеческий ресурс;
• в случае необходимости любой документ будет предоставлен в минимальные сроки как в бумажном, так и в электронном виде.

Услуги по архивному хранению документов предоставляет несколько архивов, например, «Архив-Нева». Внеофисное хранение документов — это рациональное решение для современного бизнеса!