Деловые письма-ответы на запросы на английском языке

Несмотря на повсеместное развитие социальных мессенджеров, упрощающих работу менеджеров по продажам и других сотрудников компаний, деловая переписка и письма-ответы на запросы (Reply quotation) являются популярным типом деловой переписки на английском языке.

Для представителя компании, который ведет такую переписку или отвечает за общение с той или иной группой контрагентов, необходимо иметь подобные навыки и постоянно их совершенствовать.

Как улучшить навыки письма на английском

У вас может возникнуть необходимость написать письмо-ответ на запрос в том случае, если:

  • у вас запросили информацию о свободных номерах в отеле или свободных столиках в дорогом престижном ресторане и получить официальный ответ относительно их наличия или отсутствия;
  • у вас хотят выяснить какие-то значимые характеристики продукции и зафиксировать их в деловой переписке;
  • вам прислали письмо-рекламацию из-за некачественной продукции, которую вам поставили, и хотят получить ответ относительно решения этого вопроса.

Если вы пишите такое письмо как представитель компании, то вам следует использовать все действующие нормы и правила делового английского языка, которые вы наверняка встречали в процессе обучения и работы. Чтобы освоить новый уровень в деловой переписке, мы рекомендуем вам пройти курсы делового английского языка.

Структура письма-ответа на запрос

Подобные бизнес-письма на английском языке пишутся с соблюдением четкой последовательности и обязательно в вежливой форме, без перехода на личности. Их структура соответствует общим правилам составления делового письма на английском языке:

  • Кому адресовано письмо – имя, фамилия, местоположение, должность (если вы обращаетесь к представителю организации);
  • Кто автор письма – имя, фамилия, местоположение, должность (если вы пишете как представитель организации);
  • Обращение к автору письма-запроса;
  • Первая часть – краткий пересказ письма-запроса;
  • Вторая часть – краткий ответ на суть, изложенную в письме-запросе (как вы предлагаете решить проблему или ответить на предложение, которое изложено в письме-запросе);
  • Заключительная часть – пожелание всего наилучшего, заверение в заинтересованности продолжать сотрудничество, убеждение в том, что вы готовы решить проблему (если она существует).

Примеры фраз и предложений для написания делового письма-ответа на запросы

Если вы обращаетесь к автору письма-запроса, то начать его лучше со слова Dear. Вы наверняка удивитесь, однако в деловом английском это слово означает «уважаемый» — с него начинают все или почти все деловые письма.

Начать первую часть можно с фразы I am writing in reply to your letter asking for … (Я пишу в ответ на ваше письмо, в котором вы спрашиваете про …). Еще одна удачная фраза для старта – I am writing you in connection with … (я пишу вам в связи с …).

Начало второй части может быть различным:

  • если вы хотите сообщить неприятную новость, то используйте выражение I regret to inform you … (С сожалением сообщаю вам, что …);
  • если вы хотите порадовать вашего собеседника, то можно применить фразу I feel delighted to inform you … (С радостью сообщаю вам, что …).

Для заключительной части можно использовать фразу I hope that this information will be of some assistance to you (Я надеюсь, что эта информация будет полезна вам).

Заключение

Мы привели лишь общую структуру и некоторые фразы, которые могут быть вам полезны. Со временем вы составите свой собственный словарик фраз, использование которых поможет вам быстро и без особых проблем составлять и отправлять письма-ответы на запросы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Хорошие советы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: