Сначала начнем с того, что такое документооборот и его составляющие. Документооборот – это движение документов в организации после их создания. А сам документ – это информация, зафиксированная на листе бумаги в определенном виде.
Для начала для эффективного документа оборота необходимо исключить все не нужные инстанции, через которые проходит документ, тем самым сократив путь его движения.
Также стоит сконцентрировать всю работу с документами (прием, регистрация и так далее) в службе документационного обеспечения управления. Также после данной операции не придется обучать весь персонал то, как правильно работать с документами, ведь на это будут отведены специальные люди.
Также в инструкции по делопроизводству прописать в точности куда и как идет документ и в каких случаях.
Еще стоит построить маршрут документа таким образом, чтобы тот не проходил дважды через одно и тоже должностное лицо.
В самом начале работы с документами необходимо разделить их на те, то необходимо зарегистрировать и не те, что в этом не нуждаются. К таким документам относятся:
- копии приказов;
- копии распорядительных документов;
- графики и заявки;
- поздравительные письма и телеграммы;
- рекламные извещения;
- печатные издания;
- письма с пометкой «лично».
При приеме документов следует их отсортировать, что необходимо отправить руководителю, а что иным работникам. Ведь если все документы будут отправляться руководителю, то он чисто физически не будет успевать их читать и подписывать. А тем что секретарь будет сортировать документы, он поможет руководителю сосредоточится на наиболее важных вопросах.
Также следует использовать журналы регистрации (входящих, исходящих документов и так далее) в которых прописывается порядковый номер документа, его номер по номенклатуре дел, дата регистрации документа, фамилия и инициалы работника, который зарегистрировал документ, его должность и структурное подразделение, краткое содержание и примечания к документу.
Но есть одно условие, это то, что все документы должны быть зарегистрированы один раз в одном месте. Также документы можно зарегистрировать и с помощью регистрационных карточек.
Проставление реквизита – резолюция. Он проставляется на рабочей стороне документа в любом свободном месте от руки, руководителем. Там четко прописывается, что необходимо сделать для исполнения данного документа, а также сроки исполнения.
Ну и конечно же важным условием эффективного документооборота это то, что сотрудники работающие в службе ДОУ должны быть ознакомлены с правилами делопроизводства и документооборота, а также с инструкцией по документообороту, которая составлена самой организацией.
