Как выглядит коробка с документами у большинства людей? Как что-то очень объемное, жуткое, в которое не хочется лишний раз заглядывать. И это еще хорошо, если все бумаги лежат в одном месте и не приходится искать их по всему дому.
В этой статье мы расскажем, что нужно, чтобы один раз навести порядок в бумагах и легко поддерживать его всю жизнь.
Выработайте принцип организации бумаг
Для того, чтобы бумаги не доставляли хлопот, нужно выработать принцип, по которому вы будете их организовывать. Мы рекомендуем создавать порядок в документах, базируясь на принципах, которые профессиональные архивисты применяют к архивам на предприятиях. Все имеющиеся бумаги нужно рассортировать по следующим принципам:
- по типу документов — в данном случае это могут быть бумаги на недвижимость, на транспортные средства, личные и медицинские на каждого члена семьи, квитанции об оплате коммунальных услуг, чеки, гарантийные талоны и инструкции к бытовой технике и т.д.;
- по срокам хранения — какие-то из документов бессрочны, другие следует хранить определенное время (например, те же квитанции нужно беречь три года), третьи — пока это логично (незачем владеть инструкциями к технике, которая давно вышла из строя и утилизирована).
После того, как вы определили категории и сроки хранения, вам будет проще в будущем помещать новые бумаги в правильное место.
Организация хранения
Чтобы было проще ориентироваться, для каждой категории нужно выделить отдельную папку или коробку. В некоторых случаях — еще и для каждой подкатегории.
Например, если у вас в семье три машины, стоит поместить документы каждой из них в папку (для удобства ее цвет должен соответствовать цвету машины), на корешке и обложке нужно подписать, что находится в папке, а все три папки сложить в коробку, на которой наклеить информацию о том, что именно в ней хранится все по автомобилям.
Лучше выбирать папки с файлами и раскладывать документы так, чтобы в одном файле был один лист и все было на виду.
Аналогичным образом следует поступать со всеми категориями. Те документы, которые имеют ограниченный срок хранения, нужно складывать в отдельный файл или папку с пометкой о том, когда придет время избавиться от них. Тогда, спустя время, вам уже не нужно будет ничего анализировать, достаточно будет просто выбросить все лишнее.
Каталог
Для того, чтобы было проще ориентироваться в вашем архиве, создайте каталог. Это может быть простая тетрадь или файл на компьютере, где будет указано, что и где хранится. Папки и коробки лучше покупать разноцветные, тогда найти необходимое будет еще легче.
Например, вы открываете каталог и находите, что медицинские документы мужа хранятся в оранжевой коробке, а его полис — внутри этой коробке в желтой папке. Вам потребуется меньше минуты, чтобы найти необходимое.
