Переход в новый офис является хлопотным занятием, которое может растянуться на несколько недель или даже месяцев. Это тормозит работу компании и выматывает как сотрудников, так и руководителей. При самостоятельной перевозке есть несколько лайфхаков и ценных советов, которые упростят и ускорят задачу.
Подготовка – залог успеха. Нельзя оставлять все на последний день. Нужно заранее найти машину и грузчиков, оформить им пропуска, определить ответственных за переезд, договорится с арендодателями, составить подробный план работы.
- Предварительная планировка нового офиса. Заранее решить расстановку мебели и техники, а также рабочих мест в новом офисе. Этот план позже нужно будет показать грузчикам, чтобы они разносили коробки и оборудование сразу в указанное место.
- Два координатора переезда. Один будет ответственен за упаковку имущества в старом офисе, второй за распаковку в новом.
- Побольше упаковочных материалов. Упаковка защитит ценное имущество от повреждений. Для хрупких и бьющихся предметов используются упаковочная пленка и ткань.
- Избавление от хлама. Выкинуть все нерабочее и ненужное или продать.
- Маркировка. Указать фамилию и имя сотрудника, расположение в новом офисе (согласно плану), обозначить что находиться внутри, сделать пометки “Хрупкое” или “Ценное”, если необходимо.
- Создание общего чата для сотрудников. Поможет быстро решить возникающие вопросы
- Оформление страховки. Делается на технику, дорогую мебель или предметы интерьера.
- Разделение по категориям. Мебель, офисная техника и документы доставляются поочередно и отдельно друг от друга.
- Перевоз ценных документов отдельно. Назначить ответственного сотрудника, который упакует и перевезет документы на новое место.
- “Бюро находок”. Определить место для неопознанных объектов, которые будут попадаться в момент ревизии, разборки мебели или упаковке вещей. Не нужно раз за разом искать их владельца. Лучше собрать их в одном месте и после переезда, в спокойной обстановке, разобраться с ними.
- Использование выходных для переезда. Тогда меньше пробок, и влияние на рабочий график минимальное.
- Переезд с помощью профессиональных перевозчиков. Хотя это платный вариант, он и самый простой. Такое решение избавляет от многих проблем с планированием, транспортом, упаковкой и распаковкой вещей. Пользуясь профессиональной помощью переезд можно завершить за 1-2 дня.
Существует много компаний для таких задач. Для Москвы и Московской области есть “Деликатная Логистика” — https://dellog.ru/. Она выполняет переезды под ключ. Это значит, что всю работу от демонтажа мебели до подключения техники выполняют специалисты компании.
Ответственность за сохранность имущества перевозчик берет на себя и в случае чего возмещает убытки. Узнать больше о расценках и проконсультироваться можно на сайте компании.
