Условия хранения бумажных документов

Почти каждый из тех, кто задумывался о внеофисном хранении документов, обращали внимание на то, что одним из главных преимуществ называются правильные условия для хранения бумажных носителей.

Для многих настоящим откровением становится информация о том, что бумага вообще требует какого-то особого хранения. Что ее нужно защищать от огня, понятно каждому – он легко горит. Но еще какие-то условия? Попробуем разобраться.

Температура

На самом деле, бумага, действительно, довольно капризный материал. А хранение документов в архиве и правда требует соблюдение достаточно большого списка требований.

Что касается температуры, то оптимальный диапазон, от +17°C до +20°C. При этом очень важно избегать резких перепадов температуры. То есть при невозможности поддерживать ее в этом диапазоне, лучше немного отклониться от него, что так, чтобы температура была стабильной.

При перемещении документов на хранение очень важно соблюдать трехдневное правило акклиматизации, это означает, что прежде, чем они будут помещены на хранение, они три дня должны находиться при заданной температуре на открытом воздухе.

Важно помнить, что температура может быть меньше указанной в диапазоне, но ни в коем случае не должна быть больше.

Влажность

На состояние бумаги очень сильно влияет влажность. При повышенной влажности документы впитывают воду и могут стать слегка волнистыми, при пониженной – пересыхают и становятся ломкими.

Оптимальный уровень – около 40% относительной влажности. И тоже без перепадов!

Освещение

Еще один серьезный враг документов – яркий свет. В идеале они должны храниться в темноте, допускает слабое освещение 10-50 люкс. При этом, естественно, что читать при таком освещении невозможно, поэтому при работе с бумагами допускается кратковременное освещение до 600 люкс.

Чистота воздуха

Большое внимание уделяется чистоте воздуха в помещении. Пыль, газы и мелкодисперсные частицы очень вредны для документов, поэтому в архивохранилищах обязательно должна быть предусмотрена система очистки и фильтрации воздуха, кроме того, необходимо регулярно проводить уборку помещений.

Пожарная и охранная сигнализация

Непременным требование защиты бумаг от огня и злоумышленников становятся системы охранной и пожарной сигнализации, а также автоматические средства пожаротушения, подходящие для документов (как правило, используются порошковые составы).

Датчики огня и дыма должны быть максимально чувствительными, чтобы они реагировали даже на малейшее подозрение на возгорание.

Охранная сигнализация защищает от доступа посторонних и кражи данных. Так как в современных архивах используются также электронные копии, большое внимание должно быть уделено и кибербезопасности.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Хорошие советы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: